אישורי הגעה לאירוע עסקי / כנס
באירועים עסקיים מושקעים בדרך כלל משאבי זמן וכסף רבים. בין אם מדובר באירוע חברה, כנס מקצועי או אירוע שיווקי, יש להתכונן לכך בהתאם עם כמות מקומות ישיבה שתספיק לכל האורחים, וכמובן עם כיבוד והפעלות שיספיקו לכל המשתתפים. אנחנו בטוחים שכמנהלים אתם בוודאי מנוסים ובטוחים שיש לכם את "תחושות הבטן" המתאימות לגבי כמה אנשים יגיעו בפועל מסך כל המוזמנים. אך בכל מה שקשור לאירוע עסקי יש להיות מחושבים ומדויקים ככל שניתן, על מנת לא לחרוג מהתקציב או לפגום במוניטין חלילה. מערכת אישורי הגעה היא בדיוק מה שאתם צריכים, ומייד גם תבינו מדוע וכיצד בדיוק משתמשים בה.
מערכת אישורי הגעה לאירוע עסקי – מדוע זה כל כך כדאי?
לאחר בחירת המקום והזמן לקיום אירוע עסקי, עולה הנושא של מספר המוזמנים, פקטור שקובע את היקפי ההתקשרויות עם הספקים השונים בהפקת האירוע. ללא ווידוא מסודר של אישורי הגעה לאירוע לא ניתן יהיה לדעת בקירוב המשוער המדויק ביותר כמה אנשים יגיעו, והתוצאות עשויות להיות הרות משמעות הן מבחינת התקציב והן מבחינת הצלחת האירוע בפועל.
ולמה אנחנו מתכוונים? ובכן, במידה ויגיעו יותר מוזמנים מהמשוער, ייתכן מאוד שהאירוע העסקי שלכם יראה עמוס, עם תורים ארוכים ובלתי נגמרים לעמדות הקפה והכיבוד (שככל הנראה גם לא יספיקו לכל המוזמנים) השירותים יהיו מלוכלכים (כי לא נשכרו מספיק מנקים לאירוע) וכמובן שגם תהיה מצוקת מקומות ישיבה שתגביר את מפלס העצבים והלחץ.
לחלופין, במידה ויגיעו פחות אנשים מהצפוי, הדבר טומן בחובו בזבוז כסף משווע וכמו כן, פגיעה בתדמית העסקית שכן האירוע יראה "דל" ולא מבוקש. בשורה התחתונה, השימוש במערכת אישורי הגעה יאפשר לכם לארגן את האירוע בצורה שמתאימה למספר האנשים שאכן יגיעו בפועל, להתנהל נכון עם התקציב ולהימנע מבזבוזי זמן וכסף מיותרים.
כמו כן, חשוב מאוד להיות מודעים לכך כי שירות אישורי הגעה לאירוע עסקי עשוי להגדיל לכם באופן משמעותי את מספר המשתתפים בפועל. מדוע? מאחר וכל העובדות מראות כי כאשר נוצר קשר אישי עם המוזמן, הוא חש קרוב יותר ומזוהה עם האירוע ומארגניו, והסיכוי שיאשר הגעה (ואכן יגיע) עולה.
כיצד עובדת מערכת אישורי הגעה?
ספקית מערכת אישורי הגעה לאירועים מקצועית תציע לכם 2 מסלולי התקשרות עיקריים:
- מסלול התקשרות באמצעות SMS – במסלול זה המוזמנים מקבלים הודעת SMS ובה קישור ייחודי לאתר האירוע שהינו מעוצב, חגיגי ומרשים. דרך הקישור ניתן לאשר הגעה בלחיצת כפתור ולהגיד כמה אורחים מגיעים, להוסיף תזכורת ביומן, לנווט בוויז בלחיצת כפתור פשוטה ולצפות בהזמנה מתי שרק ירצו. המערכת מבצעת מספר סבבי הודעות לפי בחירתכם, כך שאחוז ההיענות ומתן התשובה להודעות גבוה מאוד.
- מסלול התקשרות באמצעות שיחה טלפונית – למרות אחוז ההיענות הגבוה להודעות ה-SMS, תמיד יהיו מוזמנים שיפספסו את ההודעות או לא יטרחו להשיב אליהן (עליכם לקחת בחשבון גם את המוזמנים המבוגרים שעלולים לא להיות בקיאים בטכנולוגיה). בדיוק בשל כך ישנה אפשרות למסלול התקשרות נוסף בצורה טלפונית. השירות במקרה זה כולל פנייה אקטיבית של נציג שירות אל המוזמן ותשאול שלו לגבי הגעתו לאירוע ומתן תשובות בכל שאלה או בעיה. ביצוע אישור הגעה לאירוע בשיטה זו בדרך כלל תספק תגובות מהימנות, מאחר ומדובר בדרך התקשרות הרבה יותר אישית, מה שגורם להזדהות אישית עם בעלי השמחה ורצון לתת תשובה אמיתית וכנה.
ספקית איכותית אף תאפשר לכם לשלב את 2 האפשרויות, כאשר בהחלט מקובל לשלוח הודעת SMS לאישור הגעה ולאחר מכן, בסבבים, להתקשר אל המוזמנים שלא הגיבו ולוודא הגעה מולם. לאחר השיחה אף ניתן לשלוח SMS למוזמן עם משפט תודה, עם לינק תזכורת ליומן, מפת הגעה וכו'.
איזה מסלול עדיף? אישור הגעה באמצעות SMS או בדרך טלפונית?
ובכן, כל מקרה לגופו, שכן ביצוע אישור הגעה לכנס קטן אינו דומה לתנאים של אישור הגעה לאירוע עסקי המוני של מאות אנשים(ויותר). בגדול ניתן לומר כי באירוע קטן יחסית ניתן להסתפק בהודעות בלבד, ואילו באירוע גדול כדאי לבחור במסלול המשולב הכולל אישורים טלפונים בנוסף. הבחירה במסלול ההתקשרות תלויה כמובן גם בקהל היעד של האירוע או הכנס, שכן קהל יעד צעיר והייטקיסטי יענה בדרך כלל להודעות באחוז גבוה, לעומת קהל יעד מבוגר יותר שאינו בקיא או "מסמפט" את שיטת ה- SMSשנחשבת מבחינתו לפחות אישית ומכבדת.
דרך הפעולה עם החברה נותנת השירות
מצאתם ספקית מערכות אישורי הגעה לאירועים שנראית לכם? במרבית המקרים תוכלו להירשם למערכת בצורה פשוטה דרך אתר האינטרנט של החברה, כאשר ישנן חברות שאף מציעות את תפעול המערכת באמצעות אפליקציה דרך הטלפון החכם שלכם. בפעולה פשוטה תוכלו לבחור את המסלול ההתקשרות המועדף עליכם, כאשר חשוב להדגיש כי מדובר במערכת עצמאית לחלוטין. תוכלו להיכנס למערכת מתי ומהיכן שרק תרצו, לבחור בעצמכם מתי ולמי לשגר את ההודעות, לצפות בזמן אמת בנתונים הנכנסים ולהוריד את הנתונים לקבצי אקסל מסודרים שיעזרו לכם. פשוט וקל!
אינספור בעלי חברות ועסקים כבר השכילו להשתמש במערכת אישורי הגעה באירוע שלהם, קיבלו החלטות מושכלות בהתאם וניהלו את התקציב כהלכה. בחרו גם אתם את המסלול המתאים לסוג וגודל האירוע שלכם, ותורידו מעצמכם הרבה מעמסה מהכתפיים. שיהיה בהצלחה!